Daty w Microsoft Excel – ćwiczenia dla początkujących

Poza obliczeniami wykonywanymi na zwykłych liczbach, Excel potrafi jeszcze operować na datach. Najczęściej przeprowadza się na nich proste obliczenia arytmetyczne. Ich przykłady podamy na tej lekcji.

Jak Excel traktuje daty

Excel przechowuje daty w postaci specjalnego typu wartości liczbowej zwanej liczbami porządkowymi lub numerami kolejnymi. Przyjmuje on, że odcinek czasu o długości jednej doby ma wartość jeden. Traktowanie dat jako liczb umożliwia przeprowadzanie na nich obliczeń, np. odjęcie od określonej daty daty wcześniejszej da nam liczbę dni między tymi datami a dodanie do daty wystawienia faktury terminu płatności w dniach da nam datę płatności. Pokażemy to na przykładzie w dalszej części tej lekcji.

Jak to działa? Dzień 1 stycznia 1900 roku otrzymuje numer kolejny 1 (jeden), 2 stycznia tego roku numer 2 itd. aż do … 31 grudnia 9999 roku (numer 2 958 465). Krótko mówiąc, Excel traktować będzie dowolną datę jako liczbę; np. datę 7 maja 2010 roku jako liczbę 40305 (tyle dni upłynęło od 1 stycznia 1900 roku). Oczywiście dla nas operowanie na dacie podanej w takiej formie byłoby bardzo niewygodne, dlatego Excel oferuje nam takie formaty wprowadzania i wyświetlania dat, jakimi posługujemy się na co dzień.

Excel potrafi sobie radzić także z ułamkami doby. Jak łatwo się domyślić, 12 godzin to dla Excela wartość 0,5 (pół doby). Dostępne są także formaty wyświetlania czasu, czyli godzin, minut i sekund. Są one rzadziej używane, dlatego nie będziemy ich omawiać w tym samouczku.

Do obsługi dat i czasu służą w Excelu specjalne funkcje. My przedstawimy teraz funkcję DZIŚ, która wprowadza do komórki aktualną datę.

Funkcje daty

1. W pustym skoroszycie oznacz dowolną komórkę.
2. Kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku Suma (karta Narzędzia główne, grupa Edytowanie) …
3. … i z rozwiniętego menu wybierz Więcej funkcji. Ukaże się okienko dialogowe, Wstawianie funkcji.

1. Jako kategorię funkcji wybierz Data i godzina.
2. Jako nazwę funkcji zaznacz DZIŚ.
3. Kliknij przycisk OK.

1. Okienko, które się teraz ukazało służy normalnie do wprowadzenia argumentów funkcji, ale teraz informuje tylko, że funkcja DZIŚ nie posiada argumentów, kliknij tylko OK.

Do komórki wprowadzona została aktualna data, którą Excel otrzymał od wewnętrznego zegara Twojego komputera w standardowym formacie wyświetlania daty zdefiniowanym dla całego systemu Windows.

Więcej na temat formatu daty poniżej.

Format daty

Format daty wprowadzonej za pośrednictwem funkcji DZIŚ zależny jest od ustawień systemu operacyjnego Windows. W Windows 11 i 10 ustawiamy go w okienku Ustawień wywoływanym poprzez przycisk Start ⮚ Ustawienia ⮚ Czas i język ⮚ Język i region (w Windows 10 Region) ⮚ Format regionalny.

Format ten można zmieniać dla poszczególnych komórek Excela.

Zobaczymy teraz, jakie są inne możliwe formaty daty:

1. Oznacz komórkę, w której umieszczona jest aktualna data.
2. Kliknij przycisk obok oznaczenia grupy Liczba ­– karta Narzędzia główne.
3. Na karcie Liczby okienka dialogowego odczytaj aktualny format wyświetlania liczb – tak liczb, gdyż przypominamy, że daty są traktowane jako liczby. Zobacz także jakie są inne formaty w kategorii Data. Gwiazdka na początku zapisu oznacza, że format ten zależy od ustawień Windows (tu mamy zapis krótki i długi). Oczywiście chodzi tu tylko o format – będzie wyświetlona właściwa data w tym formacie.
4. Wybierz z listy typ np. *środa 14 marzec 2012 …
5. … i kliknij OK.

Data w komórce pokazywana jest teraz w innym formacie.

Wprowadzanie dat

Wprowadzimy teraz trochę danych, których znaczną część stanowić będą daty. Powiedzmy, że chcemy zrobić zestawienie faktur, jakie nasza firma – księgarnia „Bajt” – ma zapłacić dostawcy książek komputerowych – Komputerowej Oficynie Wydawniczej „HELP”.

Wprowadź następujące dane do arkusza. Wartości liczbowe w kolumnie B sformatuj w formacie walutowym a w kolumnach C, E i F w formacie daty.

Obliczenia na datach

Pokażemy teraz, jak na datach możemy przeprowadzać obliczenia. W kolumnie E wprowadzimy formuły obliczające Datę płatności przez dodanie do Daty wystawienia (kolumna C) liczby dni Terminu płatności (kolumna D).

1. Do komórki E4 wprowadź w dowolny sposób formułę:
   =C4+D4
2. Jeśli wynik nie zmieści się w komórce (######), to ją poszerz.
3. Skopiuj formułę z komórki E4 do komórek zakresu E4:E8.  W całej kolumnie E pojawiły się formuły określające daty płatności dla poszczególnych faktur.

Blokowanie wartości formuł

Do kolumny F wprowadzać mamy rzeczywistą datę zapłacenia faktury. W dniu dzisiejszym zapłaciliśmy ją pierwszą.

1. Przejdź do komórki F4 i wprowadź do niej formułę w postaci pojedynczej funkcji DZIŚ. (Jak to się robi pokazaliśmy już wcześniej.)

Komórka wyświetla teraz właściwą datę, ale musimy pamiętać, że data ta wzięła się jako wynik formuły (bo funkcja jest szczególnym przypadkiem formuły). Funkcja DZIŚ pokazuje zawsze datę aktualną. Gdy otworzymy nasz skoroszyt za 10 dni, to w komórce F4 wyświetlana będzie inna data, o 10 dni późniejsza. A chodziło nam przecież, by w arkuszu odnotować jedną konkretną datę, datę zapłacenia faktury. Receptą na to jest tzw. zablokowanie aktualnej wartości formuły.

1. Ponownie oznacz komórkę F4.
2. Kliknij przycisk Kopiuj w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne wstążki, tak jakbyś chciał komórkę skopiować za pomocą Schowka .

1. Komórkę F4 skopiujemy „samą na siebie”, więc jej nie opuszczaj.
2. Kopiowania dokonamy jednak w specjalny sposób. Kliknij strzałkę na dole przycisku Wklej i z rozwiniętego menu wybierz pierwszą opcję z grupy Wklej wartości.

1. Spójrz na pasek formuł. Poprzednio widniała tam formuła =DZIŚ, teraz wyświetla się jedna konkretna data.

W komórce F4 stale wyświetlana jest ta sama data. Ale jest ona już zapisana jako stała i nie zmieni się w następnych dniach.

Powyższy tekst powstał na podstawie jednego z  rozdziałów naszej instrukcji krok po kroku do Excela.