Tabele czyli proste bazy danych w Excelu – poradnik dla początkujących

Co to są tabele w Excelu? Tabele jest to mechanizm, który realizuje w Microsoft Excel funkcje baz danych.

Baza danych jest narzędziem służącym do zbierania i organizowania informacji. Bazy danych pozwalają przechowywać dowolne informacje, na przykład informacje o ludziach, produktach czy zamówieniach. Istnieją specjalistyczne aplikacje do zarządzania bazami danych. Np. w droższych wariantach pakietu Office (Microsoft 365) występuje program Access, który służy właśnie do tego.

Program do zarządzania bazami danych Access w wydaniu Office dla użytkowników domowych nie jest dostępny i muszą oni radzić sobie w inny sposób. Problem ten można do pewnego stopnia rozwiązać za pomocą arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. Funkcje bazy danych w Excelu nie są oczywiście tak rozbudowane jak w programach specjalistycznych, jednak mogą z powodzeniem wystarczyć do zarządzania prostymi zestawieniami.

Funkcje baz danych w Excelu realizuje się za pomocą mechanizmu nazywanego tabelami. Jak to działa, przedstawimy jak zwykle to robimy w naszych instrukcjach, na przykładzie.

Jako przykład utwórz w nowym arkuszu proste zestawienie, jak na rysunku poniżej.
Jeśli ci się nie chce, to możesz takie zestawienie ściągnąć z naszej witryny w pliku Tabela.xlsx. Kliknij ten odnośnik. Zgódź się na otworzenie tego pliku. Plik zostanie otwarty w Excelu.
Jeśli pokaże się okienko WIDOK CHRONIONY, to kliknij Włącz edytowanie.

Tworząc zestawienie, które ma posłużyć jako tabela, czyli, jako taka prosta baza danych, należy przestrzegać takich zasad:

W arkuszu w zasadzie powinno się umieszczać jedną tabelę. Jeżeli konieczne jest umieszczenie w jednym arkuszu więcej tabel, to należy je lokalizować jedna pod drugą, a nie obok siebie.
Przynajmniej jeden wiersz i jedna kolumna winny oddzielać tabelę od innych danych zawartych w arkuszu. Dzięki temu Excel łatwiej i pewniej określi właściwy obszar w arkuszu podczas operacji takich, jak: sortowanie lub filtrowanie.
Utworzenie w arkuszu tabeli nie wyklucza przechowywania w nim danych nienależących do tabeli, z czym mogą się jednak wiązać pewne kłopoty, jak np. czasowe zniknięcie części danych, jako uboczny efekt filtrowania tabeli. Z tego powodu dane o istotnym znaczeniu należy umieszczać raczej powyżej lub poniżej tabeli niż obok niej.

Podczas formatowania tabeli należy zwracać uwagę, aby:

W pierwszym wierszu tabeli znajdowały się nazwy (etykiety) kolumn, czyli pól bazy danych. Komórkom zawierającym te nazwy należy nadać format tekstowy. Natomiast tekst nazw należy sformatować w taki sposób, aby różnił się on od właściwych danych, najczęściej stosuje się pogrubienie, pochylenie lub całe nazwy pisze się dużymi literami.
Wiersz z nazwami kolumn oddzielać od danych poprzez odpowiednie obramowanie komórek. Nie należy w tym celu wstawiać pustych wierszy lub wierszy wypełnionych znakami podkreślenia tworzącymi linię, gdyż zakłóca to porządek sortowania.
Wewnątrz tabeli nie zostawiać pustych wierszy lub kolumn, niezachowanie tej zasady może powodować, że Excel będzie operował jedynie na części tabeli. Ewentualne grupy danych należy rozdzielać stosując obramowanie komórek lub zmieniając ich kolor.
Odstępu danych od krawędzi komórek nie regulować za pomocą spacji na początku lub końcu zapisu. Odstępy te należy określać poprzez ustalenie wielkości wcięć (karta Wyrównanie w oknie Formatowanie komórek przywoływanym kliknięciem przycisku obok nazwy grupy Wyrównywanie na karcie Narzędzia główne). Spacje na początku lub końcu zapisów mogą utrudniać prawidłowe wykonywanie operacji takich jak wyszukiwanie lub sortowanie danych.

Wymienionych zasad należy przestrzegać w wypadku ręcznego formatowania tabeli. Domyślnie tabela jest formatowana automatycznie w chwili jej utworzenia.

Deklarowanie tabeli

Zadeklarujmy więc naszą tabelę:

Zaznacz cały obszar wpisanych danych, łącznie z nagłówkami kolumn. W naszym przykładzie (jeśli pobrałeś przykład z Internetu) będzie to A1:E38.
Wydaj polecenie Wstawianie ⮚ Tabele ⮚ Tabela.
W oknie dialogowym Utwórz tabelę upewnij się, czy jest zadeklarowany dobry zakres danych i (uwaga, ważne!) czy zaznaczona jest opcja Moja tabela ma nagłówki.
Kliknij OK.

Została utworzona tabela o takim wyglądzie. Zwróć uwagę na strzałki przy nagłówkach kolumn. Wykorzystamy je później przy operacjach sortowania i filtrowania.

Sortowanie tabeli

Wprowadzając informacje tabeli, nie musisz dbać o zachowanie kolejności ich wpisywania, np. kolejności alfabetycznej nazwisk, czy chronologii wydarzeń. W każdej chwili znajdujące się w bazie rekordy możesz poukładać według zawartości wybranego pola. Operację tę nazywa się sortowaniem tabeli i wykonuje się ją za pomocą przycisków znajdujących się obok nagłówków kolumn.

Jeżeli chcesz dane o posiadanych książkach ułożyć według nazwisk autorów, kliknij przycisk obok nagłówka kolumny Autor …

… i wybierz, czy sortowanie ma być alfabetyczne od a do z, czy odwrotne.
Kliknij OK.

Oto efekt:

W podobny sposób możesz posortować tabelę np. według Ilości stron książki:

Np. od najmniejszej do największej.

Oto efekt. Cienka strzałka przy grubszej strzałce obok nazwy nagłówka kolumny, pokazuje, że tabela jest aktualnie sortowana wg tej kolumny. Pokazuje też sposób sortowania – strzałka w górę oznacza sortowanie rosnące.

Filtrowanie tabeli

Operacja sortowania polega na ułożeniu wpisów tabeli w założonej kolejności. Ułatwia to przeglądanie zawartości tabeli, a w pewnym stopniu także odnajdywanie potrzebnych danych. Inną operacją często wykonywaną na tabelach jest filtrowanie. Polega ono na wybraniu z tabeli tylko tych wpisów, które spełniają podane przez użytkownika kryteria.

Aby np. znaleźć wszystkie książki, których autorem jest Babacki, musisz: